VAT OSS w 2026 roku – limit 42 000 zł, rejestracja i rozliczenie

Sprzedajesz towary przez sklep internetowy, Allegro, eBay lub inną platformę i wysyłasz je do osób prywatnych w innych krajach Unii Europejskiej? W takim przypadku może dotyczyć Cię procedura VAT OSS.

Najprościej mówiąc, OSS pozwala rozliczyć w Polsce VAT należny w innych krajach UE. Dzięki temu nie trzeba rejestrować się osobno do VAT np. w Czechach, Niemczech, Francji czy we Włoszech.

Kiedy trzeba zainteresować się OSS? Najważniejszy jest limit 42 000 zł.

Co to jest WSTO?

WSTO to wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość.

W praktyce chodzi przede wszystkim o sytuację, gdy:

• prowadzisz firmę w Polsce,
• sprzedajesz towar osobie prywatnej z innego kraju UE,
• wysyłasz towar z Polski do tego kraju.

Przykład:

Polski przedsiębiorca sprzedaje koszulkę osobie prywatnej mieszkającej w Czechach i wysyła ją z Polski do Czech. To jest WSTO.

WSTO nie jest natomiast sprzedaż do klienta w Polsce ani sprzedaż poza Unię Europejską, np. do USA, Norwegii czy Wielkiej Brytanii.

Limit 42 000 zł – jak go liczyć?

Przy sprzedaży B2C do innych krajów UE obowiązuje wspólny unijny próg 10 000 euro, który dla polskich podatników wynosi 42 000 zł. To jeden limit dla całej Unii, a nie osobny dla każdego państwa.

Jeżeli sprzedasz:

• 15 000 zł do Czech,
• 10 000 zł do Niemiec,
• 8 000 zł do Francji,
• 6 000 zł na Słowację,

łączna wartość wynosi 39 000 zł.

Do limitu nie doliczasz sprzedaży krajowej w Polsce ani sprzedaży poza UE.

Ważne jest również to, że limit nie może być przekroczony zarówno w bieżącym, jak i poprzednim roku. Jeżeli więc przekroczysz 42 000 zł w 2026 roku, nie oznacza to, że od 1 stycznia 2027 roku automatycznie zaczynasz liczenie od zera.

Co dzieje się po przekroczeniu 42 000 zł?

Jeżeli spełniasz warunki stosowania progu 42 000 zł, do jego przekroczenia miejscem opodatkowania sprzedaży może być Polska. Po przekroczeniu limitu zasada się zmienia. VAT należy rozliczać w kraju, do którego został wysłany towar.

Czyli: Czechy – czeski VAT, Niemcy – niemiecki VAT, Francja – francuski VAT

Co ważne, już sprzedaż, którą przekraczasz limit 42 000 zł, jest opodatkowana w kraju konsumenta. Nie dopiero następna transakcja. I właśnie w tym momencie szczególnie przydatny staje się OSS.

Czy OSS jest obowiązkowy?

Nie. Po przekroczeniu limitu obowiązkowe jest prawidłowe rozliczanie VAT w krajach konsumentów, ale sama procedura OSS jest dobrowolna. Bez OSS przedsiębiorca musiałby co do zasady rozważyć rejestrację do VAT w poszczególnych państwach, w których powstaje obowiązek rozliczenia podatku. OSS pozwala tego uniknąć. Zamiast kilku zagranicznych rejestracji i deklaracji przedsiębiorca:

rejestruje się do OSS w Polsce -> stosuje VAT właściwy dla kraju klienta -> raz na kwartał składa jedną deklarację VIU-DO -> dokonuje jednej płatności VAT.

Dlatego w przypadku sprzedaży do kilku lub kilkunastu państw UE OSS jest zazwyczaj dużo prostszym rozwiązaniem.

Kiedy OSS może się opłacać?

OSS nie jest ulgą podatkową i nie powoduje automatycznie, że zapłacisz mniej VAT. Jego zaletą jest przede wszystkim uproszczenie rozliczeń i możliwość dalszego rozwijania sprzedaży zagranicznej bez rejestrowania się do VAT w wielu państwach.

Warto go rozważyć szczególnie wtedy, gdy:

• regularnie sprzedajesz osobom prywatnym w innych krajach UE,
• zbliżasz się do limitu 42 000 zł,
• sprzedajesz do kilku państw,
• nie chcesz ograniczać sprzedaży tylko po to, żeby pozostać pod limitem,
• korzystasz ze sklepu internetowego, Allegro, eBay lub innych platform.

Przykład:

Polski przedsiębiorca prowadzi sprzedaż internetową koszulek z nadrukami i plakatów.

Sprzedaż B2C do innych krajów UE wynosiła u niego średnio około 5 tys. zł miesięcznie. W ciągu roku zaczął więc zbliżać się do limitu 42 000 zł. Jedną z możliwości było wyłączenie sprzedaży do UE do końca roku.

Problem w tym, że oznaczałoby to rezygnację z kilkunastu tysięcy złotych obrotu.

Dodatkowo część kosztów działalności, np. leasing czy księgowość, jest stała i trzeba je ponosić niezależnie od tego, czy firma sprzeda produkt do Czech lub Niemiec.

Zmniejszyłyby się głównie koszty bezpośrednio związane ze sprzedażą, takie jak materiały, przesyłki czy prowizje platform.

W takiej sytuacji rezygnacja z rentownej sprzedaży tylko po to, żeby uniknąć OSS, może być po prostu nieopłacalna.

W analizowanym przypadku średnia stawka VAT wynikająca ze struktury sprzedaży do poszczególnych państw wynosiła około 21,9%, a więc była nawet nieco niższa od polskich 23%.

Nie oznacza to, że OSS zawsze obniża VAT. Pokazuje jednak, że przejście na zagraniczne stawki nie musi oznaczać spadku rentowności.

42 000 zł a limit zwolnienia z VAT 240 000 zł

Tych dwóch limitów nie należy ze sobą mylić.

W 2026 roku:

240 000 zł – to limit zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce,

42 000 zł – to próg dotyczący miejsca opodatkowania określonej sprzedaży B2C do innych państw UE.

To dwa zupełnie różne limity. Możesz być już czynnym podatnikiem VAT w Polsce, a jednocześnie nie przekroczyć jeszcze limitu 42 000 zł WSTO.

Jak zarejestrować się do OSS?

Polski przedsiębiorca korzystający z procedury unijnej OSS składa zgłoszenie VIU-R. Rejestracji dokonuje się w Polsce. Obsługą procedury zajmuje się Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście.

Co do zasady OSS zaczyna obowiązywać od pierwszego dnia następnego kwartału. Istnieje jednak wyjątek umożliwiający objęcie procedurą wcześniejszej sprzedaży, jeżeli przedsiębiorca dokona zgłoszenia w odpowiednim terminie – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszej transakcji, którą chce rozliczyć w OSS.

Dlatego nie warto czekać z analizą do końca kwartału.

Jak rozlicza się sprzedaż w OSS?

Po wejściu do procedury trzeba przede wszystkim prawidłowo ustalić:

• kraj, do którego wysłano towar,
• właściwą stawkę VAT,
• wartość sprzedaży,
• kwotę VAT,
• zwroty i korekty.

Jeżeli sprzedajesz do konsumenta w Czechach, stosujesz właściwą czeską stawkę VAT. Przy sprzedaży do Niemiec – niemiecką itd. Dlatego bardzo ważne są prawidłowe raporty ze sklepu, Allegro lub eBay.

Czy ewidencję OSS można prowadzić w Excelu?

Tak. Ewidencja musi jednak zawierać wystarczająco szczegółowe informacje o sprzedaży, m.in.:

• państwo konsumpcji,
• datę sprzedaży,
• rodzaj i ilość towarów,
• podstawę opodatkowania,
• walutę,
• stawkę i kwotę VAT,
• informacje o płatności,
• zwroty i korekty,
• dane pozwalające ustalić początek i koniec transportu.

Ewidencję trzeba przechowywać przez 10 lat.

Deklaracja VIU-DO – jak często?

Rozliczenie OSS jest kwartalne. Deklarację VIU-DO składa się:

Jeżeli podatnik pozostaje zarejestrowany do OSS, ale w danym kwartale nie miał sprzedaży objętej procedurą, składa deklarację zerową.

Ważne: termin nie przesuwa się na następny dzień roboczy, jeżeli przypada w sobotę, niedzielę lub święto.

W jakiej walucie rozlicza się OSS?

VIU-DO sporządzana jest w euro. Jeżeli sprzedaż odbywa się np. w PLN, CZK czy HUF, dla potrzeb OSS stosuje się odpowiednie przeliczenie według kursu Europejskiego Banku Centralnego.

Po złożeniu deklaracji otrzymuje się numer referencyjny UNR, który należy podać przy płatności VAT OSS. VAT OSS nie jest wpłacany na zwykły mikrorachunek podatkowy.

A co z VAT od zakupów?

OSS dotyczy przede wszystkim rozliczenia VAT należnego od sprzedaży. Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, nie traci tylko z powodu korzystania z OSS prawa do odliczenia VAT od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Polski VAT naliczony od zakupów związanych ze sprzedażą opodatkowaną rozlicza się na zasadach ogólnych w JPK_V7, a nie w deklaracji VIU-DO. Zagraniczny VAT naliczony może natomiast podlegać odrębnej procedurze zwrotu albo rozliczeniu w zagranicznej deklaracji VAT.

Najczęstsze błędy przy OSS

Najczęściej problemem nie jest samo złożenie VIU-DO, ale wcześniejsze ustalenie prawidłowych danych.
Warto szczególnie uważać na:
• liczenie 42 000 zł osobno dla każdego kraju – to jeden wspólny limit,
• doliczanie do limitu sprzedaży w Polsce lub poza UE,
• nieuwzględnienie sprzedaży z poprzedniego roku,
• zastosowanie polskiego VAT już po przekroczeniu limitu,
• stosowanie jednej stawki VAT dla całej UE,
• brak danych o kraju dostawy,
• nieuwzględnianie zwrotów i korekt,
• przekonanie, że Allegro lub eBay zawsze rozliczy VAT za sprzedawcę.

Czy warto korzystać z OSS?

Jeżeli sprzedaż do konsumentów w innych państwach UE jest niewielka i pozostajesz daleko od limitu 42 000 zł, nie zawsze ma sens dobrowolne komplikowanie rozliczeń.

Jeżeli jednak sprzedaż rośnie i próg zostanie przekroczony, wyłączenie sprzedaży tylko po to, aby uniknąć OSS często nie ma ekonomicznego uzasadnienia.

OSS nie jest dodatkowym podatkiem. To sposób rozliczenia VAT, który po spełnieniu odpowiednich warunków i tak powinien zostać rozliczony w kraju konsumenta.

Przed podjęciem decyzji warto więc policzyć nie tylko wysokość VAT, ale przede wszystkim odpowiedzieć sobie na pytanie: ile zarabiam na sprzedaży do UE i ile stracę, jeśli ją wyłączę?

Dopiero wtedy można ocenić, czy OSS jest dla firmy dobrym rozwiązaniem.

Szczegółowe informacje o procedurze OSS znajdziesz również w serwisie Ministerstwa Finansów – Punkt kompleksowej obsługi (OSS i IOSS).

Artykuł ma charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani prawnej. Sposób rozliczenia należy każdorazowo ocenić z uwzględnieniem konkretnej sytuacji przedsiębiorcy i rzeczywiście dokonywanych transakcji.

Podobne wpisy