AML w firmie

AML kojarzy się głównie z bankami i dużymi przelewami. W rzeczywistości przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy mogą obejmować również jednoosobowe działalności, małe firmy, spółki, fundacje i stowarzyszenia.

Nie każdy przedsiębiorca ma własne obowiązki AML. Niemal każdy może jednak zostać poproszony przez bank, biuro rachunkowe, notariusza lub doradcę podatkowego o informacje dotyczące działalności, właścicieli, kontrahentów albo pochodzenia pieniędzy.

Co oznacza AML?

AML to skrót od angielskiego określenia Anti-Money Laundering, czyli przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Stosuje się również pojęcie AML/CFT, które obejmuje przeciwdziałanie praniu pieniędzy, przeciwdziałanie finansowaniu terroryzmu.

Pranie pieniędzy polega na podejmowaniu działań mających ukryć przestępcze pochodzenie pieniędzy lub innego majątku. Mogą to być m.in. pozorne umowy, fikcyjne faktury, przelewy pomiędzy powiązanymi podmiotami, podstawione osoby albo skomplikowane struktury właścicielskie.

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Centralną rolę w systemie pełni Generalny Inspektor Informacji Finansowej, czyli GIIF.

Czy AML obowiązuje każdego przedsiębiorcę?

Nie. Samo prowadzenie działalności gospodarczej nie oznacza objęcia pełnymi obowiązkami AML.

Ustawa wskazuje podmioty nazywane instytucjami obowiązanymi. Muszą one m.in. identyfikować klientów, oceniać ryzyko, monitorować współpracę i w określonych przypadkach przekazywać informacje do GIIF.

O objęciu AML decydują przede wszystkim: rzeczywisty rodzaj działalności, zakres świadczonych usług, rodzaj przeprowadzanych transakcji, niekiedy forma i wartość płatności.

Nie przesądzają o tym sama nazwa firmy, kod PKD, liczba klientów ani liczba zatrudnionych pracowników.

Kto jest instytucją obowiązaną?

Do instytucji obowiązanych należą m.in.:

• banki, SKOK-i i instytucje płatnicze,
• firmy inwestycyjne i niektóre podmioty ubezpieczeniowe,
• kantory, instytucje pożyczkowe i lombardy,
• notariusze – w określonym zakresie,
• adwokaci, radcowie prawni i doradcy podatkowi – przy czynnościach wskazanych w ustawie,
• biegli rewidenci,
• podmioty usługowo prowadzące księgi rachunkowe,
• przedsiębiorcy, których podstawową działalnością jest prowadzenie ksiąg podatkowych, sporządzanie deklaracji lub udzielanie wyjaśnień podatkowych albo celnych,
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
• określeni pośrednicy w najmie i dzierżawie,
• podmioty tworzące lub obsługujące spółki,
• przedsiębiorcy udostępniający siedzibę lub adres,
• organizatorzy gier hazardowych,
• określeni przedsiębiorcy działający na rynku dzieł sztuki, antyków i przedmiotów kolekcjonerskich.

Pełny katalog znajduje się w art. 2 ustawy AML.

Czy AML obowiązuje mikro-, małe i średnie firmy?

Tak, jeżeli wykonują działalność objętą ustawą.

Nie ma ogólnego zwolnienia dla jednoosobowych działalności gospodarczych, mikroprzedsiębiorców, firm rodzinnych, małych przedsiębiorców, firm bez pracowników, podmiotów osiągających niewielkie przychody.

Małe biuro rachunkowe, kantor, lombard lub pośrednik nieruchomości może więc być instytucją obowiązaną. Jednocześnie duża firma produkcyjna może nią nie być, jeżeli nie prowadzi działalności wymienionej w ustawie.

Wielkość firmy wpływa jednak na sposób wykonywania obowiązków. Procedury mikroprzedsiębiorcy mogą być prostsze niż procedury banku, ale muszą odpowiadać rzeczywistej działalności i występującemu ryzyku.

Dlaczego bank lub księgowy pyta o firmę?

Przedsiębiorca, który nie jest instytucją obowiązaną, może być klientem podmiotu realizującego obowiązki AML, np. banku, biura rachunkowego, notariusza, doradcy podatkowego, pośrednika nieruchomości, firmy leasingowej, instytucji pożyczkowej lub płatniczej.

Instytucje te muszą poznać klienta, zrozumieć jego działalność oraz ustalić, czy sposób korzystania z usług jest zgodny z przedstawionymi informacjami.

Mogą zapytać: czym rzeczywiście zajmuje się firma, kto jest jej właścicielem, kto sprawuje nad nią faktyczną kontrolę, skąd pochodzą pieniądze, jaki jest cel transakcji, dlaczego firma otrzymuje przelewy od konkretnego podmiotu, dlaczego dana operacja różni się od dotychczasowych transakcji, z jakimi państwami i kontrahentami firma współpracuje.

Takie pytania nie oznaczają automatycznie podejrzenia przestępstwa. Najczęściej są częścią ustawowej procedury weryfikacyjnej.

Jakich dokumentów można zażądać?

W zależności od sytuacji przedsiębiorca może zostać poproszony o:

• dokument tożsamości,
• aktualne dane z CEIDG lub KRS,
• umowę spółki lub statut,
• schemat struktury właścicielskiej,
• dane wspólników, udziałowców i beneficjentów rzeczywistych,
• pełnomocnictwa,
• umowy z kontrahentami,
• faktury i potwierdzenia płatności,
• dokumenty potwierdzające źródło pieniędzy,
• informacje o celu transakcji lub działalności zagranicznej.

Im bardziej skomplikowana struktura albo nietypowa transakcja, tym szerszy może być zakres pytań.

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

Beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna, która ostatecznie posiada lub kontroluje podmiot, wywiera decydujący wpływ na jego działalność, czerpie korzyści z jego funkcjonowania, albo w imieniu której wykonywana jest transakcja.

Nie zawsze jest nim wyłącznie wspólnik lub członek zarządu ujawniony w KRS. Przy złożonych strukturach trzeba ustalić, kto faktycznie sprawuje kontrolę.

Dane beneficjentów określonych spółek, fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji są zgłaszane do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, czyli CRBR.

Czy dane z CRBR wystarczą?

Nie zawsze. Instytucja obowiązana musi samodzielnie ustalić beneficjenta rzeczywistego oraz zrozumieć strukturę własności i kontroli klienta.

Jeżeli dane przekazane przez klienta nie są zgodne z dokumentami lub CRBR, rozbieżność musi zostać wyjaśniona. Dlatego przedsiębiorcy powinni regularnie sprawdzać aktualność danych zgłoszonych do rejestru.

Co oznacza PEP?

PEP to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne, np. pełniąca ważną funkcję publiczną.

Przepisy obejmują również określonych członków rodziny osoby PEP, bliskich współpracowników osoby PEP.

Status PEP nie oznacza podejrzenia działalności przestępczej. Powoduje jednak konieczność dokładniejszej weryfikacji, w tym niekiedy pytań o źródło majątku lub pieniędzy.

Co może być uznane za nietypową transakcję?

Nietypowa transakcja nie musi być nielegalna. Jest to operacja, która nie pasuje do znanej działalności i dotychczasowego profilu klienta. Uwagę mogą zwrócić m.in.:

• przelewy niezwiązane z deklarowaną działalnością,
• nagły i niewyjaśniony wzrost obrotów,
• liczne przelewy pomiędzy powiązanymi firmami,
• płatności bez wyraźnego celu gospodarczego,
• transakcje z państwami podwyższonego ryzyka,
• nieuzasadnione skomplikowane struktury spółek,
• częste wpłaty lub wypłaty gotówkowe,
• dzielenie jednej płatności na wiele mniejszych,
• udostępnianie rachunku firmowego innym osobom,
• brak zgodności między dokumentami a przebiegiem transakcji,
• unikanie ujawnienia właścicieli lub źródła pieniędzy.

Czy AML dotyczy tylko dużych kwot?

Nie. Podejrzana transakcja nie ma minimalnej wartości.

Nawet niewielka operacja może wymagać wyjaśnienia, jeżeli nie ma uzasadnienia gospodarczego albo jest częścią większego schematu.

Próg 15 000 euro nie oznacza, że poniżej tej wartości AML nie obowiązuje. Dotyczy on wybranych obowiązków związanych z określonymi transakcjami ponadprogowymi. Nie jest ogólną granicą bezpieczeństwa.

Płatności gotówkowe od 10 000 euro

Instytucją obowiązaną może zostać przedsiębiorca, który przyjmuje lub dokonuje płatności gotówkowej za towary o wartości co najmniej równowartości 10 000 euro.

Uwzględnia się zarówno jedną operację, jak i kilka powiązanych płatności. Podzielenie transakcji na mniejsze kwoty nie usuwa obowiązków.

Próg ten może mieć znaczenie również dla fundacji i stowarzyszeń dokonujących lub przyjmujących określone płatności gotówkowe.

Co się stanie, gdy klient nie przekaże informacji?

Jeżeli instytucja obowiązana nie może zweryfikować klienta, może: odmówić rozpoczęcia współpracy, nie przeprowadzić transakcji, rozwiązać umowę, przeprowadzić pogłębioną analizę, rozważyć zawiadomienie GIIF.

Odmowa przekazania informacji, brak dokumentów lub niewiarygodne wyjaśnienia mogą więc utrudnić albo uniemożliwić dalszą obsługę.

Czy każda duża faktura jest zgłaszana?

Nie. Wysoka kwota sama w sobie nie oznacza podejrzanej transakcji. Ocenia się m.in.:

• rodzaj działalności klienta,
• cel gospodarczy operacji,
• zgodność transakcji z dokumentami,
• źródło pieniędzy,
• sposób rozliczenia,
• dotychczasową aktywność klienta,
• inne czynniki ryzyka.

Instytucja obowiązana zawiadamia GIIF wtedy, gdy okoliczności mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu, a nie wyłącznie dlatego, że faktura ma wysoką wartość.

Jakie obowiązki ma instytucja obowiązana?

Podmiot objęty ustawą AML powinien m.in.:

• sporządzić ocenę ryzyka działalności,
• wdrożyć wewnętrzną procedurę AML,
• określić osoby odpowiedzialne za jej stosowanie,
• zapewnić szkolenia,
• identyfikować i weryfikować klientów,
• ustalać beneficjentów rzeczywistych,
• sprawdzać status PEP,
• poznawać cel i charakter współpracy,
• monitorować relacje i transakcje,
• analizować nietypowe operacje,
• przechowywać dokumentację,
• przekazywać wymagane informacje i zawiadomienia do GIIF.

Procedura musi być dostosowana do konkretnej firmy. Samo pobranie gotowego wzoru nie zapewnia prawidłowego wykonania obowiązków.

Jak przygotować firmę do weryfikacji AML?

Przedsiębiorca powinien zadbać o:

1. Aktualne dane w CEIDG, KRS i CRBR.
2. Przejrzystą strukturę właścicielską.
3. Umowy, faktury i dokumenty potwierdzające transakcje.
4. Rozdzielenie finansów prywatnych i firmowych.
5. Dokumenty potwierdzające źródło pieniędzy.
6. Zgodność umów, faktur i faktycznie wykonywanych czynności.
7. Rzeczową współpracę z bankiem, księgowym lub inną instytucją.

Każda większa lub nietypowa operacja powinna mieć jasne uzasadnienie gospodarcze.

Najczęstsze mity dotyczące AML

AML dotyczy tylko banków – Nie. Obowiązki mają również m.in. określone biura rachunkowe, prawnicy, doradcy podatkowi, pośrednicy nieruchomości, kantory i lombardy.

Małe firmy są zwolnione – Nie. Decyduje rodzaj działalności, a nie rozmiar firmy.

Poniżej 15 000 euro niczego się nie sprawdza – Nie. Klient może być weryfikowany od początku współpracy, a podejrzana transakcja nie ma minimalnej wartości.

Pytanie o źródło pieniędzy oznacza podejrzenie przestępstwa – Nie zawsze. Zwykle jest to element ustawowej procedury.

Dane z CRBR zawsze wystarczają – Nie. Instytucja musi samodzielnie ustalić, kto faktycznie kontroluje klienta.

Podzielenie płatności usuwa obowiązki – Nie. Powiązane operacje mogą być analizowane łącznie, a sztuczne dzielenie płatności może zwiększyć ryzyko.

Podsumowanie

AML nie oznacza automatycznego podejrzewania każdego przedsiębiorcy. Jest systemem, który ma utrudnić wykorzystywanie legalnie działających firm i instytucji do ukrywania pieniędzy pochodzących z przestępstw.

Najważniejsze zasady:

• nie każdy przedsiębiorca jest instytucją obowiązaną,
• małe firmy nie są automatycznie zwolnione,
• decyduje faktyczny zakres działalności,
• przedsiębiorca może być weryfikowany przez bank, księgowego, notariusza lub inną instytucję,
• pytania o właścicieli, beneficjenta rzeczywistego i źródło pieniędzy są częścią procedur AML,
• brak współpracy może uniemożliwić transakcję lub dalszą obsługę,
• dane rejestrowe powinny być aktualne,
• nietypowe transakcje powinny mieć jasne uzasadnienie i dokumentację.

Przejrzysta struktura firmy, aktualne dane oraz prawidłowo udokumentowane transakcje ułatwiają przejście procedur AML.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Obowiązki konkretnego podmiotu należy ocenić na podstawie rzeczywiście prowadzonej działalności, zawieranych umów i przeprowadzanych transakcji.

Podobne wpisy