Dlaczego małe firmy mają problemy?

Wiele osób zakłada działalność gospodarczą z przekonaniem, że największym problemem będą podatki, ZUS albo konkurencja. Z perspektywy przedsiębiorcy wygląda to często właśnie tak: wysokie koszty, coraz więcej obowiązków, ciągłe zmiany przepisów i nieustanna presja.

Z perspektywy osób, które od lat pracują z małymi firmami, obraz wygląda jednak trochę inaczej.

Problemy małych firm bardzo rzadko zaczynają się od jednej złej decyzji czy nagłego kryzysu. Znacznie częściej narastają stopniowo. Pojawiają się po cichu – w codziennym chaosie, odkładaniu trudnych tematów, braku liczenia kosztów i działaniu „z miesiąca na miesiąc”.

I właśnie dlatego wiele działalności, mimo dużego zaangażowania właścicieli, po pewnym czasie zaczyna tracić kontrolę nad finansami, dokumentami i codziennym funkcjonowaniem.

Problem nie zaczyna się od podatków

To może zabrzmieć zaskakująco, ale w praktyce problemy małych firm bardzo rzadko wynikają wyłącznie z wysokości podatków.

Oczywiście – podatki, składki ZUS czy rosnące koszty prowadzenia działalności mają ogromne znaczenie. Jednak w wielu przypadkach prawdziwy problem pojawia się dużo wcześniej.

Najczęściej zaczyna się od braku kontroli nad firmą.

Przedsiębiorca:

• nie wie dokładnie, ile realnie zarabia,
• nie analizuje kosztów,
• podejmuje decyzje „na szybko”,
• działa pod presją bieżących zobowiązań,
• nie ma czasu na planowanie,
• odkłada dokumenty i ważne decyzje „na później”.

Przez pewien czas firma jeszcze funkcjonuje. Pojawiają się klienci, wpływy na konto, nowe zlecenia. Z zewnątrz wszystko wygląda dobrze.

Problem w tym, że przychód nie zawsze oznacza stabilność finansową.

Wysoki przychód nie oznacza dużych pieniędzy

To jeden z najczęstszych problemów małych firm.

Wielu przedsiębiorców patrzy przede wszystkim na kwoty wpływające na konto. Tymczasem realny obraz firmy pokazują dopiero:

• koszty,
• podatki,
• składki,
• zobowiązania,
• leasingi,
• raty,
• płatności odroczone,
• zaległe faktury.

W praktyce często okazuje się, że firma osiąga duże obroty, ale właściciel stale odczuwa brak pieniędzy i funkcjonuje pod presją kolejnych terminów.

Bardzo częstym błędem jest również mieszanie finansów prywatnych i firmowych. W małych działalnościach granica między „pieniędzmi firmy” a „pieniędzmi właściciela” często zaczyna się zacierać. To z kolei utrudnia ocenę rzeczywistej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Chaos rzadko pojawia się nagle

Małe firmy zwykle nie wpadają w problemy z dnia na dzień.

Najczęściej chaos narasta stopniowo:

• dokumenty odkładane są „na później”,
• przedsiębiorca przestaje kontrolować terminy,
• decyzje podejmowane są pod wpływem emocji,
• brakuje czasu na analizę sytuacji firmy,
• wszystko zaczyna działać „na bieżąco”.

Z czasem pojawia się przeciążenie.

Właściciel firmy próbuje jednocześnie:

• sprzedawać,
• obsługiwać klientów,
• prowadzić social media,
• wystawiać faktury,
• pilnować płatności,
• odpowiadać za dokumenty,
• kontrolować podatki,
• rozwiązywać codzienne problemy.

I właśnie wtedy najczęściej zaczynają pojawiać się błędy. Nie dlatego, że przedsiębiorca jest niekompetentny. Po prostu w pewnym momencie wszystkiego zaczyna być za dużo.

Małe firmy bardzo często działają bez planu

To kolejny problem, który powtarza się wyjątkowo często.

Wielu przedsiębiorców:

• nie analizuje rentowności swoich usług,
• nie planuje podatków,
• nie tworzy poduszki finansowej,
• nie przewiduje gorszych miesięcy,
• nie kontroluje realnych kosztów działalności.

Firma działa „dopóki są klienci”. Tymczasem nawet dobrze rozwijająca się działalność może bardzo szybko stracić płynność finansową, jeśli właściciel nie ma kontroli nad przepływem pieniędzy.

W praktyce problemy bardzo często zaczynają się właśnie wtedy, gdy firma zaczyna rosnąć.

Pojawia się więcej klientów, więcej dokumentów, więcej zobowiązań i więcej decyzji. A wraz z tym rośnie również ryzyko błędów organizacyjnych i finansowych.

Problemem często nie jest brak pracy, ale brak uporządkowania

To jedna z najważniejszych obserwacji, jakie można wyciągnąć z pracy z małymi firmami.

Wiele działalności nie upada dlatego, że brakuje klientów.

Problemy pojawiają się dlatego, że firma:

• działa chaotycznie,
• nie ma procedur,
• nie kontroluje finansów,
• odkłada trudne decyzje,
• funkcjonuje w ciągłym „gaszeniu pożarów”.

Z czasem prowadzi to do:

• przemęczenia,
• frustracji,
• zaległości,
• problemów finansowych,
• a czasem również do całkowitego wypalenia przedsiębiorcy.

Dobra księgowość to nie tylko „wprowadzanie dokumentów”

Wiele osób nadal postrzega księgowość wyłącznie jako obowiązek wobec urzędu.

Tymczasem dobrze prowadzona księgowość może być jednym z najważniejszych narzędzi pomagających przedsiębiorcy odzyskać kontrolę nad firmą.

Bo liczby bardzo często pokazują problemy dużo wcześniej, zanim przedsiębiorca zacznie odczuwać je finansowo.

Dobrze prowadzona firma to zwykle nie ta, która: osiąga najwyższe obroty, pracuje najwięcej, działa najszybciej.

Najczęściej stabilnie rozwijają się te działalności, które:

• mają kontrolę nad finansami,
• analizują koszty,
• planują decyzje,
• dbają o organizację,
• nie działają wyłącznie „z miesiąca na miesiąc”.

To dopiero początek tematu

Problemy małych firm mogą mieć bardzo różne źródła:

• brak kontroli nad finansami,
• chaos w dokumentach,
• błędne decyzje podatkowe,
• problemy z płynnością,
• działanie pod ciągłą presją czasu.

W kolejnych wpisach przyjrzymy się bliżej:

• dlaczego firmy mają przychód, ale nie mają pieniędzy?
• dlaczego przedsiębiorcy gubią się w dokumentach?
• dlaczego wiele działalności przepłaca podatki, nawet nie zdając sobie z tego sprawy?

Bo w praktyce problemy małych firm bardzo rzadko zaczynają się od jednego wielkiego błędu. Znacznie częściej są efektem wielu drobnych decyzji, które z czasem zaczynają tworzyć coraz większy chaos.

Podobne wpisy