Dlaczego przedsiębiorcy gubią się w dokumentach?

Na początku zwykle wygląda to niewinnie. Kilka faktur miesięcznie. Kilka dokumentów kosztowych. Jeden segregator albo folder na komputerze. Wszystko wydaje się proste i pod kontrolą.

Potem firma zaczyna się rozwijać. Pojawia się więcej klientów, więcej wydatków, więcej dokumentów i więcej obowiązków. Przedsiębiorca skupia się przede wszystkim na pracy, sprzedaży i bieżących problemach. Dokumenty zaczynają schodzić na dalszy plan.

I właśnie wtedy bardzo często zaczyna się chaos. Nie dlatego, że ktoś jest nieodpowiedzialny albo „nie ogarnia”. Zwykle problem wygląda dużo bardziej ludzko i dużo bardziej zwyczajnie.

Dokumenty są odkładane „na chwilę”

To jeden z najczęstszych mechanizmów.

Przedsiębiorca:

• wrzuca faktury do samochodu,
• odkłada je „na później”,
• zapisuje pliki w przypadkowych folderach,
• trzyma część dokumentów w mailu,
• część w telefonie,
• część w komunikatorach,
• a część po prostu gdzieś znika.

Przez dłuższy czas wydaje się, że to nie jest duży problem. Firma przecież działa.

Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy zaczynają się: zaległości, brakujące dokumenty, błędy, problemy z rozliczeniami, stres przed terminami.

I nagle okazuje się, że przedsiębiorca sam nie wie: czego brakuje, co zostało już wysłane, co zostało opłacone, a co jeszcze nie.

Chaos w dokumentach bardzo rzadko dotyczy tylko dokumentów

W praktyce chaos organizacyjny zwykle pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca jest już przeciążony.

Firma zaczyna wymagać jednoczesnego:

• obsługi klientów,
• odpowiadania na wiadomości,
• wystawiania faktur,
• pilnowania płatności,
• prowadzenia social mediów,
• rozwiązywania problemów,
• kontrolowania kosztów,
• pamiętania o terminach.

W pewnym momencie wszystkiego zaczyna być po prostu za dużo. I właśnie wtedy dokumenty często stają się „ostatnim priorytetem”.

Wielu przedsiębiorców działa bez systemu

Na początku działalności to zwykle nie przeszkadza. Przy kilku dokumentach miesięcznie wiele rzeczy da się jeszcze kontrolować „w głowie”. Problem pojawia się wtedy, gdy firma rośnie.

Bo nagle okazuje się, że:

• brakuje uporządkowanego obiegu dokumentów,
• nie ma jednego miejsca przechowywania plików,
• część rzeczy trafia mailowo,
• część przez komunikatory,
• część papierowo,
• a część… wcale.

I wtedy przedsiębiorca zaczyna funkcjonować w ciągłym poczuciu zaległości, chaosu, stresu, presji czasu.

Największym kosztem chaosu często nie są pieniądze

Oczywiście brak dokumentów może prowadzić do: błędów księgowych, problemów podatkowych, zaległości, korekt, dodatkowego stresu.

Ale w praktyce największym kosztem bardzo często okazuje się zmęczenie przedsiębiorcy. Bo chaos organizacyjny odbiera: spokój, poczucie kontroli, przestrzeń do myślenia, możliwość planowania.

Firma zaczyna działać wyłącznie „na bieżąco”. A to zwykle prowadzi do coraz większego przeciążenia.

Dobra organizacja firmy nie polega na perfekcji

To bardzo ważne. Wielu przedsiębiorców ma poczucie, że powinni wszystko kontrolować, wszystko pamiętać, wszystkiego dopilnować samodzielnie.

Tymczasem dobra organizacja firmy zwykle nie polega na perfekcyjności. Znacznie ważniejsze są: proste systemy, powtarzalność, uporządkowanie, regularność, ograniczenie chaosu.

Czasem ogromną różnicę robi już:

• jeden sposób przesyłania dokumentów,
• jedno miejsce przechowywania plików,
• stały dzień na uporządkowanie dokumentacji,
• automatyzacja części procesów,
• oddzielenie finansów prywatnych od firmowych.

Technologia może pomagać, ale nie zastąpi organizacji

Dzisiaj przedsiębiorcy mają dostęp do wielu narzędzi: aplikacji, systemów obiegu dokumentów, automatyzacji, integracji bankowych, programów księgowych.

I rzeczywiście – dobrze wdrożone rozwiązania potrafią bardzo ułatwić codzienne funkcjonowanie firmy. Problem w tym, że nawet najlepszy system nie pomoże, jeśli przedsiębiorca działa w ciągłym chaosie i przeciążeniu. Technologia może uporządkować procesy. Nie zastąpi jednak świadomego zarządzania firmą.

Małe firmy bardzo często potrzebują uproszczenia, a nie dokładania kolejnych obowiązków

To coś, co widać wyjątkowo wyraźnie w pracy z przedsiębiorcami. Wiele osób próbuje ratować chaos kolejnymi aplikacjami, dodatkowymi tabelami, nowymi rozwiązaniami, coraz bardziej rozbudowaną organizacją.

Tymczasem często najlepszym rozwiązaniem okazuje się uproszczenie tego, co już istnieje. Mniej chaosu. Mniej improwizacji. Mniej działania „na szybko”.

A więcej przewidywalności, regularności, prostych procedur, spokojniejszego zarządzania firmą.

Chaos organizacyjny bardzo szybko zaczyna wpływać na całą firmę

Bałagan w dokumentach zwykle nie jest wyłącznie problemem księgowym. Z czasem zaczyna wpływać również na finanse, relacje z klientami, terminowość, decyzje biznesowe, samopoczucie przedsiębiorcy.

Bo trudno spokojnie rozwijać firmę, gdy cały czas ma się poczucie, że coś jest „nieogarnięte”.

W kolejnym wpisie przyjrzymy się temu, dlaczego wielu przedsiębiorców przepłaca podatki – często nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Jeśli nie czytałeś wcześniejszych artykułów z tej serii, zajrzyj również do wpisów:

„Dlaczego małe firmy mają problemy?”

oraz

„Dlaczego firmy mają przychód, ale nie mają pieniędzy?”

Bo problemy małych firm bardzo często zaczynają się właśnie od drobnych mechanizmów, które przez długi czas pozostają niezauważone – aż w pewnym momencie zaczynają wpływać na całą działalność.

Podobne wpisy