Podróże służbowe przedsiębiorcy

Przedsiębiorca w podróży służbowej krajowej i zagranicznej

1. Podróże w kosztach uzyskania przychodu

Co do zasady kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu oraz zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Dlatego, jeśli odbywasz podróż służbową, masz prawo odliczyć od przychodu poniesione na ten cel wydatki, jako koszty uzyskania przychodu.

Powinieneś zachować wszystkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością, np. faktury, oferty, zamówienia, umowy.

A. Przejazdy

Jeśli podróżujesz samochodem, który jest środkiem trwałym przedsiębiorstwa, odliczysz 100% wydatków na jego użytkowanie, o ile prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdu.

Jeżeli nie prowadzisz ewidencji, odliczysz 75% wydatków.

Jeśli w podróży wykorzystujesz swój samochód prywatny (nie będący środkiem trwałym firmy), wówczas nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, jednak odliczysz tylko 20% wydatków na jego użytkowanie.

Jeżeli korzystasz z publicznych środków transportu (samolot, pociąg, autobus), kosztem jest cena biletu za przejazd.

B. Noclegi

Wydatki na nocleg możesz rozliczać na podstawie faktury czy rachunku.

C. Diety

W podróży służbowej nie możesz odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, ale przysługuje Ci dieta. Jednak miej na uwadze art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który dokładnie precyzuje, że za koszty uzyskania przychodu nie uważa się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Chodzi tu o przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

D. Inne wydatki

Przedsiębiorca, który w czasie podróży krajowej lub zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, np. przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe, opłaty za bagaż oraz inne niezbędne wydatki – może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu.

2. Koszty w walucie obcej

Jeśli w trakcie podróży otrzymałeś dokumenty potwierdzające wydatki
w innej walucie, przeliczasz ją na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub innego dowodu dokumentującego koszty związane z podróżą. Diety również przeliczasz według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

3. VAT od wydatków na podróż

Od wydatków na podróż możesz odliczyć VAT na zasadach ogólnych. Nie odliczysz jednak VAT od wydatków na noclegi i usługi gastronomiczne (art. 88 ustawy VAT). Podatku VAT, którego nie mogłeś odliczyć z faktur za nocleg, możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Do odliczenia VAT upoważniają Cię faktury oraz dokumenty uznawane zgodnie z przepisami za faktury, np. bilety potwierdzające przejazd autostradą płatną.

Możesz odliczyć 100% VAT z faktur dokumentujących wydatki związane
z użytkowaniem samochodu osobowego, ale tylko pod warunkiem, że wykorzystujesz samochód wyłącznie w działalności gospodarczej. Musisz złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-26 i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Jeżeli nie prowadzisz ewidencji przebiegu pojazdu, a samochodu używasz do celów mieszanych – zarówno firmowych jak i osobistych – odliczysz tylko 50% podatku VAT.

Jeśli masz pytania – zapraszam do kontaktu, chętnie Ci pomogę!

Podobne wpisy