Samochód osobowy – środek trwały

Wprowadzenie samochodu osobowego do środków trwałych firmy – praktyczny przewodnik podatkowy

Zakup samochodu osobowego na potrzeby firmy to poważna decyzja, która niesie za sobą istotne skutki podatkowe. W tym artykule wyjaśniam krok po kroku, jak rozliczać zakup i użytkowanie samochodu w działalności gospodarczej – zarówno w podatku dochodowym, jak i VAT. Przedstawiam również zasady amortyzacji oraz limity kosztów, które warto znać, by uniknąć błędów i zoptymalizować rozliczenia.

Samochód jako środek trwały – kiedy i na jakich zasadach?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22a i 22g), samochód osobowy może zostać uznany za środek trwały w firmie, jeśli spełnia dwa warunki:

• jego wartość początkowa przekracza 10 000 zł netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (dla zwolnionych),
• jego przewidywany okres używania wynosi co najmniej 1 rok.

Wartość początkowa obejmuje nie tylko samą cenę zakupu, ale także wszelkie koszty poniesione w związku z nabyciem, takie jak:

• transport pojazdu,
• ubezpieczenie w drodze,
• opłaty rejestracyjne,
• inne koszty bezpośrednio związane z doprowadzeniem auta do stanu używalności.

Amortyzacja – jak rozliczać zakup samochodu?

Samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych podlega amortyzacji, czyli stopniowemu zaliczaniu wartości pojazdu w koszty podatkowe. Podstawowe zasady to:

• dla nowych aut – stawka amortyzacji wynosi 20% rocznie, co oznacza pełną amortyzację w ciągu 5 lat,
• dla aut używanych (czyli eksploatowanych przez poprzedniego właściciela przez minimum 6 miesięcy) – można zastosować przyspieszoną amortyzację w wysokości 40% rocznie, co skraca okres do 2,5 roku.

Ważne: limit odliczeń z tytułu amortyzacji samochodów osobowych wynosi 150 000 zł (dla pojazdów spalinowych i hybryd) lub 225 000 zł (dla elektrycznych). Nadwyżka ponad ten limit nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Wydatki eksploatacyjne – co można odliczyć?

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć:

• zakup paliwa,
• oleje, płyny, części zamienne, opony,
• przeglądy, naprawy, serwisowanie.

Jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej (bez żadnego użytku prywatnego), możesz zaliczyć 100% wydatków do kosztów. Wymaga to jednak:

• prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
• zgłoszenia samochodu do urzędu skarbowego (druk VAT-26),
• stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

W przypadku użytkowania mieszanego (czyli prywatnego i firmowego) zaliczyć można jedynie 75% wydatków eksploatacyjnych.

Ubezpieczenie samochodu – OC, AC, NNW, GAP

Koszty ubezpieczenia samochodu osobowego będącego środkiem trwałym rozlicza się według art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT:

• OC (obowiązkowe) i NNW (obowiązkowe)
  Zaliczane są w 100% do kosztów uzyskania przychodu, bez ograniczeń.
• AC i GAP (dobrowolne)
• 100% składki – jeżeli suma ubezpieczenia nie przekracza 150 000 zł,
• proporcjonalnie – dla wartości ubezpieczenia powyżej 150 000 zł, według wzoru:

Przykład: dla składki AC w wysokości 3 000 zł przy wartości ubezpieczenia 200 000 zł do kosztów zaliczysz 2250 zł.

3000*150 000/200 000=2250

• Limit „75%” dotyczy wyłącznie wydatków eksploatacyjnych (paliwo, serwis, części) w przypadku leasingu/najmu/dzierżawy przy użytkowaniu mieszanemu, nie ubezpieczeń.
• Aby móc rozliczyć składki w 100%, samochód musi być w ewidencji środków trwałych i używany wyłącznie do celów firmowych.

Podatek VAT – ile można odliczyć?

Zgodnie z ustawą o VAT (art. 86a), przy nabyciu samochodu osobowego VAT można odliczyć w dwóch wariantach:

• 100% VAT – możliwe tylko przy wyłącznym wykorzystaniu pojazdu do działalności gospodarczej, pod warunkiem:
• prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
• zgłoszenia na formularzu VAT-26,
• braku jakiegokolwiek użytku prywatnego.
• 50% VAT – jeśli samochód jest używany zarówno służbowo, jak i prywatnie (użytkowanie mieszane).

Nie można odliczyć VAT, jeśli samochód został kupiony od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub od podmiotu zwolnionego z VAT – w takich przypadkach nie ma VAT naliczonego na fakturze.

Dlaczego warto wprowadzić samochód do ewidencji?

Prawidłowe wprowadzenie samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych umożliwia:

• stopniowe zaliczanie wartości auta w koszty firmy,
• rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i ubezpieczeń,
• optymalizację podatku dochodowego i VAT.

Warunkiem jest jednak rzetelna dokumentacja, przestrzeganie przepisów i znajomość limitów.

Jeśli planujesz zakup samochodu na firmę, masz pytania o VAT, amortyzację lub chcesz zoptymalizować podatki – zapraszam do kontaktu.

Jeśli interesuje Cię więcej praktycznych wskazówek z zakresu księgowości, podatków czy prowadzenia firmy — zajrzyj do pozostałych wpisów w kategoriach Biznes, Księgowość, PIT i VAT. Każdy z nich to porcja konkretnej wiedzy, która może wesprzeć Cię w codziennym zarządzaniu firmą.

Podobne wpisy