Zaliczka między firmami

Zaliczka między firmami – co przedsiębiorca powinien wiedzieć

Wyobraź sobie, że prowadząc firmę, potrzebujesz finansowania na rozpoczęcie projektu, a Twój kontrahent chce zabezpieczyć termin wykonania usługi. Rozwiązaniem jest zaliczka – przedpłata na poczet przyszłej usługi lub dostawy towaru. W tym przewodniku w prosty sposób wyjaśnię, czym jest zaliczka, jakie obowiązki podatkowe z niej wynikają i jak krok po kroku postępować, aby zachować porządek w dokumentach.

Na czym polega zaliczka

Gdy podpisujesz umowę z inną firmą, możesz ustalić, że część lub całość wynagrodzenia zostanie wpłacona jeszcze przed wykonaniem usługi czy przekazaniem towaru. To właśnie jest zaliczka:

• Definicja: wpłata (części lub całości ceny) z wyprzedzeniem, zabezpieczająca realizację zamówienia.
• Dlaczego warto?
• Dla wykonawcy: dostęp do środków na zakup materiałów lub przygotowanie usługi.
• Dla zamawiającego: gwarancja zarezerwowania terminu i zasobów.
• Podstawa prawna:
• Kodeks cywilny: ogólna regulacja świadczeń (art. 353-357 KC) oraz szczególne uregulowanie umowy sprzedaży (art. 535 KC).
• Ustawa o VAT: art. 19a ust. 8 – obowiązek podatkowy przy wpłacie zaliczki.
• Ustawa o PIT: art. 14 ust. 3 pkt 1 – wyłączenie zaliczek z przychodów do momentu wykonania usługi lub wydania towaru.

Zaliczka a zadatek i kaucja

W umowie między przedsiębiorcami można też spotkać zadatek lub kaucję, ale mają one inne funkcje:

• Zadatek (art. 394 KC): zabezpiecza wykonanie. Jeśli zamawiający rezygnuje, traci zadatek; jeśli wykonawca – musi zwrócić go podwójnie.
• Kaucja: zwrotna po zakończeniu umowy, służy pokryciu ewentualnych szkód.
• Zaliczka: część ceny, bez ustawowych kar. W razie odstąpienia umowy strony zwracają sobie wpłacone kwoty, chyba że umowa stanowi inaczej.

Dzięki temu zaliczka jest elastyczna i zrozumiała dla obu stron.

Obowiązki VAT przy zaliczce

1. Moment powstania VAT: obowiązek podatkowy powstaje w dniu rzeczywistego wpływu zaliczki na Twój rachunek bankowy (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT).
2. Faktura zaliczkowa: masz czas do 15. dnia miesiąca następnego na wystawienie faktury, w której pokażesz:
• kwotę zaliczki netto,
• stawkę i kwotę VAT,
• opis „zaliczka na usługę X / zaliczka na dostawę Y”.
3. Ewidencja i deklaracja: wpisujesz zaliczkę i VAT w rejestrze sprzedaży za okres, w którym otrzymałeś pieniądze, a VAT wykazujesz w deklaracji VAT-7.
4. Faktura końcowa: po wykonaniu usługi lub dostawie towaru wystawiasz fakturę końcową na całość wartości, pomniejszając podstawę i VAT o wcześniej rozliczoną zaliczkę.
5. Zwrot i korekta: jeśli klient anuluje zamówienie, a umowa nie przewiduje zatrzymania zaliczki, zwracasz środki i wystawiasz ujemną fakturę korygującą zaliczkową.

Obowiązki w podatku dochodowym przy zaliczce

W podatku dochodowym działa zasada memoriału – zaliczki same w sobie nie są Twoim przychodem dopóki nie wykonasz usługi lub nie dostarczysz towaru.

Przychód w podatku dochodowym powstaje w dniu wykonania świadczenia lub wystawienia faktury końcowej, niezależnie od wpływu pieniędzy.

Przykład krok po kroku

Zawierasz umowę na wykonanie analizy finansowej dla kontrahenta za 10 000 zł netto (plus 2 300 vat) z ustaloną 20% zaliczką. Oto jak to przebiega:

1. Umowa i zaliczka: klient wpłaca 2 460 zł jako zaliczkę. Środki wpływają na Twój rachunek.
2. Faktura zaliczkowa: wystawiasz fakturę zaliczkową na kwotę 2 000 zł netto i 460 zł VAT.
3. Rozliczenie VAT: w deklaracji VAT-7 za dany okres wykazujesz 460 zł VAT należnego.
4. Wykonanie usługi: przeprowadzasz analizę i dostarczasz raport klientowi.
5. Faktura końcowa: wystawiasz fakturę końcową na 10 000 zł netto, VAT 2 300 zł, pomniejszoną o zaliczkę ( 2 000zł/460 zł). Klient dopłaca 8 000 zł netto i 1 840 zł VAT.
6. Przychód: w podatku dochodowym rozpoznajesz całość przychodu 10 000 zł w dniu wystawienia faktury końcowej.
7. Rozliczenie VAT: w deklaracji VAT-7 za dany okres, w którym wykonałeś usługę wykazujesz 1 840 zł VAT należnego.

Najlepsze praktyki

• Sporządź wzór umowy z wyraźnym zapisem o zaliczce i zasadach jej zwrotu.
• Pilnuj terminów: do 15. dnia miesiąca nastepnego na fakturę zaliczkową, korekty natychmiast po rezygnacji.
• Porządek w dokumentach: przechowuj umowy, dowody wpłat, faktury zaliczkowe i końcowe.
• Komunikacja z kontrahentem: informuj o etapach – otrzymanie zaliczki, wystawienie faktury, zakończenie usługi.
• Zautomatyzuj proces: korzystaj z systemów ERP/CRM do wysyłki dokumentów i ewidencji zaliczek.

Zaliczka między firmami to skuteczny sposób na zabezpieczenie terminów i finansowanie prac. Pamiętaj o:

• odpowiedniej umowie,
• terminowym dokumentowaniu VAT,
• właściwym rozpoznaniu przychodu w podatku dochodowym.

Dzięki prostym, jasnym procedurom unikniesz problemów podczas rozliczeń i kontroli skarbowej.

Jeśli potrzebujesz wsparcia – zapraszam na konsultacje, chętnie Ci pomogę!

Podobne wpisy