Najem samochodu osobowego

Najem samochodu osobowego w małej firmie – jak rozliczać koszty i VAT?

Wynajmowanie samochodu osobowego w firmie to coraz częstsze rozwiązanie, szczególnie wśród mikro i małych przedsiębiorców. Zamiast kupować pojazd na własność lub korzystać z leasingu, można zdecydować się na najem krótko- lub długoterminowy. To elastyczne i wygodne rozwiązanie, które pozwala szybko dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych.

W tym artykule wyjaśniam, jak rozliczać koszty uzyskania przychodu, VAT oraz inne kluczowe wydatki związane z najmem samochodu osobowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Najem a koszty uzyskania przychodów

Jeśli wynajmujesz samochód na potrzeby działalności gospodarczej, możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu:

• czynsz najmu (opłaty za wynajem pojazdu),
• koszty eksploatacyjne (paliwo, naprawy, płyny, części, myjnia, autostrady itp.),
• koszty ubezpieczeń (OC, AC, NNW, GAP – z pewnym zastrzeżeniem).

Uwaga: limit wartości 150 000 zł

Odliczenie czynszu za wynajem samochodu osobowego jest objęte limitem 150 000 zł wartości pojazdu (225 000 zł w przypadku pojazdów elektrycznych). Jeśli samochód, który wynajmujesz, jest droższy – koszty wynajmu muszą być rozliczane proporcjonalnie do tej wartości.

Przykład:

Jeśli wartość wynajmowanego samochodu to 200 000 zł brutto, to możesz rozliczyć w kosztach tylko 75% czynszu najmu (150 000 ÷ 200 000 = 75%).

Eksploatacja – 100% czy 75%?

To, ile możesz ująć w kosztach z tytułu eksploatacji samochodu (paliwo, naprawy, części itp.), zależy od sposobu użytkowania pojazdu:

▶ Jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej:

• odliczasz 100% kosztów eksploatacyjnych,
• ale musisz spełnić trzy warunki:
1. zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
2. prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę) do celów VAT,
3. sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w firmie, który wyklucza użytek prywatny.

▶ Jeśli samochód jest wykorzystywany w sposób mieszany (firmowo i prywatnie):

• możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 75% kosztów eksploatacyjnych,
• i nie musisz prowadzić kilometrówki ani zgłaszać pojazdu do VAT-26.

Ubezpieczenia – które można ująć w kosztach?

• OC i AC – w pełnej wysokości (100%), jeśli pojazd jest używany wyłącznie w działalności, lub w 75%, jeśli użytek jest mieszany.
• NNW i Assistance – podobnie jak wyżej.
• Ubezpieczenie GAP – tu warto zachować ostrożność:
• niektóre urzędy skarbowe kwestionują możliwość zaliczenia GAP do kosztów uzyskania przychodu,
• najlepiej zabezpieczyć się interpretacją indywidualną.

Odliczenie VAT

VAT od faktur związanych z wynajmem i użytkowaniem samochodu osobowego możesz odliczyć:

100% VAT – tylko gdy:

• pojazd jest używany wyłącznie do celów firmowych,
• jest zgłoszony na VAT-26,
• prowadzona jest kilometrówka dla celów VAT.

50% VAT – w przypadku użytku mieszanego:

• bez dodatkowych formalności – to wariant „domyślny”,
• nie wymaga zgłoszenia ani prowadzenia ewidencji.

O czym jeszcze warto pamiętać?

• Najem nie daje prawa do amortyzacji – pojazd nie staje się środkiem trwałym firmy.
• Umowa najmu może być krótko- lub długoterminowa, ale niezależnie od tego, obowiązują te same zasady podatkowe.
• Wszystkie wydatki muszą być należycie udokumentowane – fakturą na dane firmy.

Najem samochodu osobowego w małej firmie to korzystne rozwiązanie pod względem operacyjnym i podatkowym, ale wymaga znajomości zasad:

• czynsz najmu ograniczony limitem 150 000 zł wartości auta,
• eksploatacja – 100% lub 75% w zależności od sposobu użytkowania,
• VAT – 100% lub 50% w zależności od formalności i użycia.

Przy prawidłowym dokumentowaniu i stosowaniu odpowiednich proporcji, najem może być bezpieczną i opłacalną formą korzystania z samochodu w firmie.

Masz pytania? Zapraszam do kontaktu.

Jeśli ten artykuł okazał się pomocny, zachęcam Cię do przejrzenia pozostałych wpisów z kategorii Biznes, Księgowość, PIT, VAT. Być może właśnie tam znajdziesz odpowiedź na pytania, które Cię nurtują.

Podobne wpisy